REDOVISA
Du vet väl om att du kan få resurser från Pingst ung för era barn- eller ungdomsgrupper? Om ni har en barn- eller ungdomsverksamhet i församlingen har ni möjlighet att redovisa era grupper, eller lokalavdelningar som vi kallar dem, till oss på Pingst ung.
REDOVISNING HJÄLPER OSS ATT HJÄLPA DIG
Din redovisning möjliggör för Pingst ung att finnas till! Vårt mål är att stötta och hjälpa församlingar både lokalt och nationellt med olika resurser – bland annat genom:
- regionledare
- nätverksträffar
- material
- stöd till gemensamma event och läger som t.ex. nyårskonferensen UNITE
- administrativa resurser
- digitala resurser
Har du inte redovisat innan?
För att redovisa behöver du först bli församlingsadministratör!
SÅ HÄR GÖR DU
Redovisningen görs i People, vårt digitala system. People ger dig god överblick över din lokalavdelning (verksamhet), medlemmar och redovisning!
I People kan ni:
- skapa lokalavdelningar
- lägga in medlemmar
- kommunicera med medlemmar via mail
- få medlemmarnas bekräftelse om deltagande direkt via SMS och Mail
- ladda upp viktiga dokument för er redovisning.
GDPR OCH PEOPLE
People och behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningen (GDPR) vilket exempelvis innebär att personuppgifterna ligger på en databas inom EU.
- Som församling tecknar ni ett personuppgiftsbiträdesavtal med Pingst ung inne i People när ni börjar använda det
– Det innebär t.ex. att ni är ansvariga att plocka bort de medlemmar som inte längre vill vara med i er lokalavdelning från era listor.
- Samtycke från förälder för barn under 13 år?
– Är inte ett krav från oss, eftersom ni som ideell förening samlar in personuppgifter i syfte att söka statsbidrag. Syftet skiljer sig alltså från paragrafen Informationssamhällets tjänster som kräver samtycke från förälder för barn under 13 år.
FRÅGA OSS!
Har du frågor eller funderingar om redovisning? Hör gärna av dig till oss på redovisa@pingstung.se eller prata med din regionsledare!
1
Kom igång med People
Det digitala systemet People hjälper dig att redovisa enkelt och effektivt. Det ger dig också möjlighet att helt gratis kommunicera med era medlemmar via sms och mail för att bjuda in till allt från fredagens ungdomssamling till söndagens söndagsskola. Du som vill redovisa till oss och få bidrag – det första du ska göra för att komma igång är att ansöka om att bli församlingsadministratör i People.
2
Starta en lokalavdelning
En lokalavdelning behöver bestå av minst tre medlemmar och 60% av medlemmarna måste vara mellan 6-25 år för att ni ska få bidrag. Det skulle kunna vara fredagens ungdomssamling, söndagens söndagsskola, en Sport for Life-lokalavdelning, Royal Rangers-lokalavdelning, [YA!]-lokalavdelning för unga vuxna, lägerlokalavdelning för verksamhetens alla läger mm.
3
Ha ett årsmöte och anta riktlinjer
Varje lokalavdelning ska hålla ett årsmöte en gång varje år. Här bestämmer ni tillsammans vad ni ska göra i er verksamhet och vilka som är med i ledningsgruppen. När lokalavdelningen startar så antar ni också riktlinjer på ert första årsmöte. Använd gärna mallen för årsmötesprotokoll när ni har ert årsmöte samt vårt förslag på riktlinjer – ladda ner dem här ovan.
4
Samla medlemmar och bekräftelser
Ni kan samla in medlemmar när som helst under året och det krävs att medlemmarna bekräftar sitt medlemskap en gång varje år. Medlemsbekräftelse sker i en personlig årlig aktiv handling via sms, mail eller namnunderskrift på medlemslista, eller genom att betala en årlig medlemsavgift. Använd mallen för medlemslista om ni önskar samla in medlemmar på utskrivet papper för att sedan skriva in i People – ladda ner den här ovan.
5
Redovisa och få bidrag
I slutet av året är det dags att lämna in lokalavdelningens verksamhetsredovisning i People för att få bidrag! Senast den 31 december varje år behöver era medlemmar ha bekräftat sitt medlemskap. Ni behöver också ha laddat upp era riktlinjer, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse – efter det sköter People resten!