KOM IGÅNG MED NGO|PRO
Nu är det dags att komma igång med redovisningen!
Använd vår punktlista och våra nedladdningsbara mallar nedan!
1. Bli församlingsadministratör
Första steget är att komma igång med NGO|PRO — Pingst ungs digitala system som hjälper dig redovisa enkelt och effektivt. För att komma igång behöver du bli församlingsadministratör. Detta görs enkelt via vårt digitala formulär här nedan. När du har gjort det kan du gå vidare till nästa steg!
Vad betyder det att bli församlingsadministratör?
Som församlingsadministratör har man den administrativa rollen för redovisningen och får ett personligt inlogg till NGO|PRO. Du behöver inte vara den enda församlingsadministratören. Ni väljer själva hur många ni vill ha. Varje administratör får ett eget personligt inlogg till NGO|PRO.
Gör såhär:
1. Använder ni redan NGO|PRO i er församling, men vill byta administratör? Då ber du den befintliga
administratören att göra dig till det istället, alternativt att du ändrar det efter att du lagts till som administratör.
2. Är du osäker på om ni använder NGO|PRO? Maila oss på redovisa@pingstung.se
3. Har ni inte ett konto? Klicka på knappen nedan!
OBS! Ansökan om att bli församlingsadministratör granskas manuellt och kan ta 1-5 arbetsdagar. När din ansökan är godkänd får du ett mail från Pingst ung med info om hur du loggar in. Håll gärna utkik i din skräppost.
GDPR OCH NGO|PRO
NGO|PRO och behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningen (GDPR) vilket exempelvis innebär att personuppgifterna ligger på en databas inom EU.
Som församling behöver ni teckna ett avtal om gemensamt personuppgiftsansvarig med Pingst ung och ev. aktivt distrikt. Detta innebär att alla parter äger, ansvarar för och använder personuppgifterna till det syfte för vilket de samlas in. För Pingst ung är detta syfte att redovisa barn- och ungdomsverksamhet till myndigheterna och ha medlemsunderlag för detta. För församlingen är syftet bl.a. att ha förteckning över de barn och ungdomar som deltar i verksamheten och att kunna kommunicera med dem. Personuppgifterna måste därför vara korrekta och aktuella.
Samtycke från föräldrar för barn under 13 år?
Det finns varken lagkrav eller krav från Pingst ung att detta samtycke måste inhämtas, då den typ av samtycke endast gäller paragrafen om informationssamhällets tjänster till barn under 13 år.
2. Registrera en grupp (lokalavdelning)
Registrera en lokalavdelning i NGO|PRO. Lokalavdelning, grupp och verksamhet är i vårt sammanhang
olika ord för samma sak. För att en lokalavdelnings verksamhetsredovisning ska kunna godkännas
behöver några kriterier uppfyllas:
– Den ska bestå av minst tre bekräftade medlemmar.
– Minst 60% av de bekräftade medlemmarna måste vara mellan 6-25 år.
– Lokalavdelningen ska ha en kontinuerlig verksamhet.
Exempel på lokalavdelningarna:
– Söndagsskola
– Ungdomssamling
– Royal Rangers-grupp
– Samlingar för unga vuxna
– Konfirmation
– Barnkör
– Ungdomarnas lovsångsteam
– Fritidsgård
– Smågrupp
TIPS!
Ni kan antingen välja att ha en lokalavdelning för varje del av t.ex. er barn- eller ungdomsverksamhet, eller samla allt under en lokalavdelning för all barn- resp. ungdomsverksamhet. Inget är bättre än det andra, utan beror helt på era förutsättningar. Hör gärna av er till vår handläggare på redovisa@pingstung.se för tips.
Kan läger ses som en lokavdelning?
Enskilda läger, konferenser eller aktiviteter som endast sker en gång om året kan inte vara egna lokalavdelningar eftersom det inte ses som kontinuerlig verksamhet. MEN, om ni har flera läger under året rekommenderar vi att ni gör en lokalavdelning för alla era läger, dvs. att ni samlar sportlovslägret, sommarlägret och höstlovslägret i en och samma lokalavdelning. Då kan vi godkänna lokalavdelningens verksamhet som en kontinuerlig verksamhet.
Om ni är osäkra på om er lokalavdelning uppfyller kraven kan ni alltid maila till vår handläggare på redovisa@pingstung.se så hjälper vi er.
3. Medlemskap
Efter att skapat lokalavdelning är det nu dags att lägga till medlemmar i NGO|PRO.
1. Info om medlemskap
Alla oavsett ålder kan vara medlemmar och varje år bekräfta sitt medlemskap senast 31 december (läs mer om bekräftelse nedan). Det är dock endast de som är 6-25 år som är bidragsgrundande.
Man får vara med i hur många lokalavdelningar man vill och bekräfta medlemskap i hur många man vill.
Det finns ingen regel kring hur många gånger man måste vara med på lokalavdelningens verksamhet för att få vara medlem.
2. Lägga till medlemmar
Det finns två sätt att få in rätt medlemsuppgifter till er lokalavdelning:
Alt 1: Medlemslista
Deltagarna fyller i sina uppgifter på ett papper. Därefter skriver församlingsadministratören över all information i NGO|PRO. Du hittar ett utskriftsexemplar av medlemslistan ovan.
Alt 2: Självregristreringslänk
Deltagarna registrerar själva sina uppgifter i ett digitalt formulär som direkt matar in allt i NGO|PRO. Länken för detta hittar du i NGO|PRO.
Mejla sedan ut länken, skapa en QR-kod av den för folk att skanna och fylla i, eller ställ fram en dator där de kan fylla i medlemsuppgifter på plats. Deras medlemskap bekräftas automatiskt när de registreras.
3. Få medlemmarnas godkännande
Medlemsbekräftelse sker i en personlig årlig aktiv
handling och kan ske på fyra olika sätt:
1. Bekräftelse via SMS
2. Bekräftelse via e-post
3. Namnunderskrift på medlemslista
4. Deltagaravgift/medlemsavgift
4. Årsmöte och riktlinjer
För att lokalavdelningen ska kunna redovisas korrekt och bli godkänd behöver vissa kriterier uppfyllas:
– Varje lokalavdelning ska hålla ett årsmöte varje år.
– Riktlinjer som visar att lokalavdelningen är demokratiskt uppbyggd måste antas.
Om årsmöte
På årsmötet ska alla medlemmar vara inbjudna, men det finns inget krav på att alla måste närvara. Om ni har flera lokalavdelningar kan ni ha årsmötena vid samma tillfälle och med samma ordförande, sekreterare och justare. Varje lokalavdelning måste ha ett eget årsmötesprotokoll.
Om riktlinjer
Riktlinjernas syfte är att visa hur lokalavdelningen ska fungera, t.ex. att den ska var demokratiskt uppbyggd där medlemmarna i lokalavdelningen beslutar om sin verksamhet och ekonomi. Riktlinjer ska därför antas varje gång en ny lokalavdelning startar och har sitt första årsmöte, eller antas vid ett årsmöte när riktlinjerna har ändrats. Detta behöver alltså inte göras vid varje årsmöte.
Vi rekommenderar att ni antar Pingst ungs riktlinjer. (Senaste versionen är från sep 2023.) Om ni önskar anta egna riktlinjer behöver ni först få dem godkända av oss, så att vi kan säkerställa att de är bidragsgrundande. Skulle Pingst ung ändra riktlinjerna kommer detta att meddelas er, så att ni kan anta dem vid nästa årsmöte.
TIPS!
Ett förslag är att ta tillfället i akt och utforma årsmötet till en visionskväll med ungdomarna eller en kreativ samling med barnen. Då kan ni tillsammans samtala om visionerna för er verksamhet.
Använd gärna vår mall för årsmötesprotokoll när ni har ert årsmöte, så ni inte missar några viktiga punkter.
Om lokalavdelningen byter namn behöver ett nytt riktlinjedokument upprättas där lokalavdelningens nya namn framgår.
Lathund för årsmöte, årsmötesprotokoll och förslag på riktlinjer hittar du längst upp på sidan!
5. Redovisning
I slutet av året är det dags att samla ihop allt underlag och lämna lokalavdelningens verksamhetsredovisning till oss på Pingst ung! Detta ska ske senast den 31 december.
Kort checklista
– Ett signerat och fullständigt ifyllt årsmötesprotokoll från verksamhetsåret som ska redovisas har lagts upp i NGO|PRO.
– Senaste versionen av riktlinjer från Pingst ung, eller av Pingst ung godkända riktlinjer, har lagts upp i NGO|PRO.
– Verksamhetsberättelse från verksamhetsåret som ska redovisas har lagts upp i NGO|PRO.
– Medlemmarna har bekräftat medlemskap via namnteckning, sms/epost-länk eller medlemsavgift/deltagaravgift.
– Minst 3 medlemmar med bekräftat medlemskap.
– Minst 60% av de bekräftade medlemmarna är inom 6–25 år.
OBS! Kom ihåg att allt medlemsunderlag måste finnas kvar i NGO|PRO tre år efter att ni redovisat! Uppgifterna kan komma att kontrolleras av Pingst ung i efterhand vid stickprov och granskning.
Vanligaste misstagen vid redovisning
Här har vi radat upp de vanligaste misstagen som leder till att en lokalavdelnings redovisning blir underkänd:
– Underlag saknas
– Ej rätt riktlinjer (till exempel ej uppdaterade sedan 2023).
– Egna mallar för årsmöte → alla punkter har inte kommit med.
– Alla dokument är inte uppladdade.
– Färre än 60% av de med bekräftat medlemskap är inom 6-25 år.
– Årsmötesprotokoll saknar underskrift av ordförande, sekreterare, justerare och/eller kontrollant.
– Saknas efternamn på personer som nämns i årsmötesprotokollet.
– Saknas datum och författare för verksamhetsberättelsen.
– Lokalavdelningens namn i dokumenten stämmer inte med namnet i NGO|PRO.
– Fel år för årsmöte och/eller verksamhetsberättelsen. Det ska vara för det år ni redovisar.
– Flera lokalavdelningar står på samma dokument. Ska endast vara en lokalavdelning per dokument.
– Inskannade dokument är för dåligt upplösta eller delar av dokumentet syns inte.
Har du fler frågor eller vill veta hur du navigerar dig runt på NGOIPRO? Vi har samlat ihop tutorials och vanliga frågor som vi hoppas kan hjälpa dig på traven! Har du någon annan fråga är det bara att mejla redovisning@pingstung.se
Lycka till och tveka inte att höra dig med funderingar!