Börja gärna med att läsa igenom informationen som finns här på vår hemsida om redovisning. Du kan också mejla vår handläggare på redovisa@pingstung.se för ytterligare stöd.

Mejla vår handläggare på redovisa@pingstung.se.

Alltid 31 december varje verksamhetsår.

• Korrekt ifyllt och uppladdat årsmötesprotokoll, riktlinjer och verksamhetsberättelse. Även korrekt underlag för namnunderskrifter/medlemsavgiftsbetalningar om bekräftelser samlades in på detta sätt. Använd gärna våra mallar.
• Minst 3 bekräftade medlemmar i lokalavdelningen, oavsett ålder. 
• Minst 60 % av de bekräftade medlemmarna är 6-25 år. 
• Minst tre sammankomster under året. 

Senast i april året efter det redovisade verksamhetsåret ska ni ha fått besked från vår handläggare och/eller fått ett mejl från vår kommunikatör med rabattkod att använda i Resursportalen. Vi arbetar också med möjlighet att löpande ge återkoppling på det som gjorts av redovisningsarbetet.

Nej.

Mejla vår handläggare på redovisa@pingstung.se och berätta vad som hänt, så ska vi se vad vi kan göra för att hjälpa er att lyckas med redovisningen. 

Nej, men vi rekommenderar det starkt för att ni inte ska råka missa någon viktig punkt som måste vara med.

Mejla vår handläggare på redovisa@pingstung.se.

Nej, inga pappersdokument ska skickas. Allt sker digitalt via vårt redovisningssystem NGO|PRO.

Läs mer i vår integritetspolicy.

Er församling, Pingst ung, Pingst ung-distrikt (i det fall sådant finns aktivt), samt Bonigi (som utvecklat NGO|PRO och som agerar som Pingst ungs personuppgiftsbiträde). 

Pingst ung anlitar även en auktoriserad revisor att granska vårt underlag (genom stickprovskontroll på alla registrerade uppgifter) inför bidragsansökan till MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor). MUCF får aldrig tillgång till uppgifterna, utan får endast statistisk sammanställning, samt namn och kontaktuppgifter på de som angetts som kontaktperson och ordförande för ledningsgrupp för varje lokalavdelning. 

De som bekräftat medlemskap bekräftar samtidigt också deltagande i församlingens verksamhet. Dessa personers namn, födelsedatum, postadress, mobilnummer, mejl, församling och bekräftelsedatum skickas till Pingstsamfundets kontor för sammanställning av deras underlag för bidragsansökan hos MUCF. Inte heller dessa uppgifter når MUCF, utan endast statistisk sammanställning. En auktoriserad revisor som ska granska bidragsansökan kommer dock att ha tillgång till de uppgifter vi skickar till Pingstkontoret. 

Då både församlingarna och Pingst ung (och Pingst ung-distrikt, om sådant finns aktivt) har möjlighet att registrera personer i NGO|PRO och då alla använder samma underlag men med olika syften, gäller ett s.k. gemensamt personuppgiftsansvar mellan dessa parter. Alla församlingar ska därför teckna detta avtal med Pingst ung (och Pingst ung-distrikt, om sådant finns aktivt). Detta initieras av handläggaren. Saknar ni detta, eller är osäkra på om ni har tecknat detta, kan ni höra av er till redovisa@pingstung.se.  

Pingst ung har slutit ett personuppgiftsbiträdesavtal med Bonigi, som utvecklat NGO|PRO och som behöver kunna ge support om något strular. 

Absolut! Tänk dock på att ni inte kan använda samma underlag till båda samfundens barn- och ungdomsorganisationers bidragsansökan till MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor). Det ligger alltså på er att meddela oss (eller de andra som ni redovisar till) om ni vill ingå i vår eller den andra organisationens ansökan. Tänk på att om ni inte vill ingå i vår ansökan kan vi inte dela rabattkod till Resursportalen med er även vid i övrigt godkänd redovisning, eftersom de pengar vi får från MUCF möjliggör för oss att ge er rabatterna.

Absolut! Tänk dock på att ni inte kan använda samma underlag till oss som till ert samfunds barn- och ungdomsorganisationers bidragsansökan till MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor). Det ligger alltså på er att meddela oss (och de andra som ni redovisar till) om ni vill ingå i vår eller den andra organisationens ansökan. Tänk på att om ni inte vill ingå i vår ansökan kan vi inte dela rabattkod till Resursportalen med er även vid i övrigt godkänd redovisning, eftersom de pengar vi får från MUCF möjliggör för oss att ge er rabatterna.

Från riksorganisationen görs inte längre några utbetalningar för godkänd redovisning. Istället vill vi hjälpa er att lägga ekonomiska resurser på direkt verksamhet genom att ge kraftiga rabatter och t.o.m. gratis resurser. Du hittar dessa i Resursportalen.

Om ni har ett aktivt Pingst ung-distrikt, kan ni höra av er till dem och se vilka ekonomiska bidrag de kan ge er.

Förutom vetskap om att bidra med statistik till att bygga ett bättre samhälle och skapa bättre förutsättningar för små församlingar med färre resurser än er att också kunna ha fungerande barn- och ungdomsverksamhet, så får ni konkret även detta:

• Gratis eller kraftigt rabatterade resurser och kurser. Se Resursportalen för mer info. (länk till Resursportalen i ordet ”Resursportalen”) 
• Gratis deltagande på nationella och regionala nätverksdygn. (Kostnader för transport och boende står ni dock för själva och på de regionala nätverksdygnen kan ett visst belopp för mat också tillkomma.) 
• Möjlighet att även ta del av regionala bidrag genom ert Pingst ung-distrikt, samt kommunala bidrag från er kommun. Vissa regioner och kommuner kräver nämligen att lokalavdelningen rapporterar till riksorganisationen. Ert redovisade underlag till Pingst ung innehåller allt som behövs på både regional och kommunal nivå, vilket gör att ni inte behöver administrera flera parallella listor med personuppgifter, utan ha allt samlat på ett ställe. 
• Underlag med bekräftelse på deltagande i församlingens verksamhet sker samtidigt som man bekräftar medlemskap i lokalavdelning. Ert underlag till Pingst FFS blir därför större, liksom det belopp som kommer församlingarna i er region till del för att användas för att stärka barn- och ungdomsverksamhet. 

Ni får alltså inte faktiska pengar in på kontot – snarare hjälper vi er att spara pengar på kontot, så att dessa kan läggas på konkreta saker i er verksamhet.

Genom att bli godkänd i er redovisning till oss. Under våren (runt april) året efter ert redovisade verksamhetsår skickas rabattkod ut till alla församlingar med godkänd redovisning.

Nej, Resursportalen är öppen för alla att handla från. Vill ni dock ta del av rabatterna krävs det att ni blir godkänd i er redovisning till oss på Pingst ung.

Olika distrikt har olika kriterier och regler från sina resp. regioner. En del regioner kräver att ni som lokalavdelning rapporterar till riksorganisationen för att få räknas med i distriktets underlag för ansökan. Om ni därför inte redovisar till riks, kan det leda till att ert distrikt inte når gränsen för storleken på medlemsunderlaget, som i sin tur leder till att distriktet inte får bidrag alls, vilket begränsar era möjligheter att få ekonomisk stöttning från ert distrikt.

Ja, om de också har inloggning till NGO|PRO som s.k. distriktsadministratörer, så kan de göra det som ni som församlingsadministratörer kan göra, men på distriktsnivå. Om de inte har inloggning, får de antingen be vår handläggare om underlag, eller så har de direktkontakt med er och ber om underlag.

• Genom att registrera sig via självregistreringsformuläret. Medlemskapet bekräftas då automatiskt genom registreringen. Detta fungerar dock bara för nyregistrerade.
• Genom att ha klickat på den personliga länk som skickats ut via SMS och/eller mejl där alla lokalavdelningar som man har medlemskap i listas. Där kan man för varje lokalavdelning välja att bekräfta eller avsluta sitt medlemskap.
• Genom att ge sin namnteckning på en medlemslista, där information om lokalavdelning, verksamhetsår, datum för namnteckningen och namn och personnummer (eller annan info som går att koppla individ mellan listan och NGO|PRO) också finns med.
• Genom att betala en medlemsavgift till lokalavdelningen.

Ja, om de också har inloggning till NGO|PRO som s.k. distriktsadministratörer, så kan de göra det som ni som församlingsadministratörer kan göra, men på distriktsnivå. Om de inte har inloggning, får de antingen be vår handläggare om underlag, eller så har de direktkontakt med er och ber om underlag.

I riktlinjerna står det att varje individ själv aktivt måste bekräfta sitt medlemskap varje år. Barn som inte har eget mobilnummer eller mejl behöver registrera vårdnadshavares kontaktuppgifter. Personlig länk för medlemskapsbekräftelse skickas då till vårdnadshavare. Antingen kan vårdnadshavaren fråga barnet och sedan klicka, eller låta barnet klicka själv på skärmen.

Överväg bekräftelse genom den personliga länken via SMS/mejl (till vårdnadshavare).

Om ni vill jobba med namnunderskrift ändå går t.ex. ett tumavtryck också bra. Tänk då på att en extern granskare bör kunna se att barnets ålder rimligtvis kan motivera ett tumavtryck framför (försök till) att skriva sitt namn.

Man bekräftar att man är medlem i en lokalavdelning, dvs. att man på något sätt (oavsett frekvens) deltar i lokalavdelningens verksamhet.

Vi har även gjort det möjligt att när medlemskapsbekräftelse ges, så ges samtidigt bekräftelse på deltagande i församlingens verksamhet – ett underlag som Pingstsamfundet använder i sin ansökan om statligt bidrag, som i efterföljande steg även kommer församlingarna i er region till del att faktiskt användas för att stärka barn- och ungdomsverksamhet.

Nej, alla åldrar kan registreras.

6-25 åringarna är s.k. bidragsgrundande och har man många i sin verksamhet som ligger utanför det spannet är det bra att ha koll på att inte för många av dem bekräftar sitt medlemskap (gränsen ligger på 60 % av de bekräftade måste vara 6-25 år). Ett tips är att skapa en egen lokalavdelning för t.ex. de unga vuxna som är äldre än 25 år som fortfarande är väldigt aktiva  – då kan ni nämligen fortfarande kommunicera med dem genom NGO|PRO, men behöver inte oroa er för att de ska bekräfta medlemskap, då inget utskick behöver göras till just den lokalavdelningen.

Ja, gärna! Det speglar bara verkligheten, att det finns vuxennärvaro i t.ex. barnverksamheten. Tänk också på att om ni t.ex. har ungdomar eller äldre som hjälper till som (hjälp)ledare i barnverksamheten, kan de finnas med där också och bekräfta medlemskap i barnens lokalavdelning.

Rimligtvis minst en gång, men det finns ingen specificerad gräns. Man kan också tänka att man vill bekräfta medlemskap i lokalavdelning för att man vill vara med och stötta arbetet, även om man just detta verksamhetsår inte kunnat närvara på någon träff alls.

Nej – om ni inte vill göra en kul extragrej av det, t.ex. att ha medlemskort för att arrangera en lotteridragning i samband med årsmötet.

Det bestämmer ni helt utifrån era förutsättningar. Det kan vara allt från att täcka upp i en budget, till att beloppet är av rent symboliskt värde.

En person kan vara med och får bekräfta medlemskap i hur många lokalavdelningar som helst – precis som att man kan vara med i både fotbollslaget, schackklubben, danstruppen och spelar ett instrument.

Nej, man blir bara medlem i lokalavdelningen.

Nej, man blir bara medlem i lokalavdelningen.

Nej, dessa två bekräftelser registreras samtidigt, även om det är för två olika syften.

Nej, de som bekräftat medlemskap i lokalavdelning har samtidigt också bekräftat deltagande i församlingens verksamhet. Pingst ung skickar dock detta underlag till Pingstkontoret.

Årsmötet för lokalavdelningen är, likt årsmöte för en församling, det högst beslutande organet utifrån att lokalavdelningen är demokratiskt uppbyggd. Under årsmötet kan medlemmarna konkret och tydligt utöva sin demokratiska rösträtt i lokalavdelningens verksamhet. Att ha årsmöte är därför ett sätt att lära våra barn och ungdomar om demokratins betydelse och att visa dem att deras engagemang är viktig och på riktigt.

Detta är inte reglerat i riktlinjerna, men alla medlemmar ska bjudas in till årsmöte i tid innan årsmötet. Det kan ske via SMS- eller mejlutskick (t.ex. via NGO|PRO), via församlingens (eller barn- och ungdomsverksamhetens) olika kommunikationskanaler (sociala medier, hemsida, gudstjänstpålysningar, nyhetsbrev, osv), osv. Viktigast är att info har gått ut om datum och att det gäller årsmöte för lokalavdelningen. Har ni också planerat grejer runt/för årsmötet är det bara positivt att detta också nämns.

Inbjudan måste gå ut så att det på ett rimligt sätt når medlemmarna. Vilka som sedan dyker upp är kanske svårare att kontrollera. Det måste dock finnas någon som kan leda årsmötet, någon som kan föra protokoll (om detta inte är upprättat före på något sätt), någon som kan justera och slutligen gärna några som faktiskt är medlemmar och som kan vara med och fatta beslut under årsmötet.

Nej, digitalt går också bra. Dock finns kanske större möjligheter till kreativitet och samtal om det sker i ett fysiskt möte.

Ja, så länge er verksamhet pågår och ni vill redovisa till Pingst ung behöver ni hålla ett årsmöte under det verksamhetsår som ni redovisar för.

Eftersom årsmötet är lokalavdelningens högst beslutande organ och lokalavdelningen ses som en egen juridisk person, krävs en del formalia som måste finnas med av rent juridiska skäl. Använd gärna vår mall för årsmötesprotokoll för att inte råka missa någon av de viktiga punkterna! Känn er också fria att ta upp fler saker som inte finns i mallen, men kom ihåg att mallen har minsta minimum av vad som måste finnas med. Kika gärna också på vår lathund för årsmöte för att få förklaring på de olika punkterna. 

Nej, men vi rekommenderar det starkt, då det innehåller minsta minimum för vad som behöver finnas med för att det ska vara giltigt. Ni kan dock utgå från mallen, men lägga på fler mötespunkter som ni känner att ni vill ha med på årsmötet. Kika gärna på mallen för årsmötesprotokoll, lathund för årsmöte, samt vår inspirationssida med tips på hur ni kan göra årsmötet mer kreativt. 

Årsmötesprotokollet finns också i digitalt format som ett formulär som kan fyllas igenom NGO|PRO-appen och som både har grundläggande info förifyllt och som automatiskt laddas upp på rätt ställe när den är klar. Innan signering är möjlig kommer formuläret ge en liten varning om någon punkt har missats. Mer information om detta hittar du via denna tutorial.

Någon behöver utses att vara ordförande för årsmötet och denne ansvarar då för att leda årsmötets, dvs. berätta vad nästa punkt är och innebär, fråga om beslut kan fattas i olika punkter, osv. Denne person behöver inte vara ordförande för ledningsgruppen, utan kan lika gärna vara en av medlemmarna, t.ex. ett av barnen.  

Årsmötesprotokollet kan förberedas innan årsmötet om det hade underlättat genomförandet, men är inget krav.

Ja, det går bra. För att underlätta för barnet kan ledare inför årsmötet ha förberett antingen barnet som föreslås (och troligtvis väljs) till ordförande för årsmötet på vad som ska göras och sägas, eller förberett årsmötesprotokollet på något sätt. För tips, kika på vår inspirationssida.

Ja, så länge varje lokalavdelning har sitt eget protokoll. Det går alltså bra att samma personer innehar samma roller i protokollen för alla lokalavdelningar, eftersom alla lokalavdelningarnas årsmöten hålls samtidigt.

Riktlinjerna reglerar hur lokalavdelningen ska fungera, lite som stadgarna fungerar för församlingen. Riktlinjerna behövs för att visa att lokalavdelningen är demokratiskt uppbyggd, vilket är ett villkor för att Pingst ung ska kunna ta del av statliga bidrag, som vi använder för att stärka er barn- och ungdomsverksamhet på olika sätt.

Nej, så länge ni har antagit de senaste behöver ni inte anta några nya förrän riktlinjerna uppdateras. Vi kommer då att uppdatera riktlinjerna som kan hämtas på hemsidan, samt informera er i god tid innan så att ni får med det i ert nästkommande årsmöte.

Har ni inte antagit de senaste riktlinjerna behöver ni göra det på ert nästa årsmöte och ladda upp dem på rätt ställe.

Om ni utgår från Pingst ungs mall för årsmötesprotokoll finns en punkt om riktlinjer. Även om ni har antagit riktlinjerna tidigare är det bra att ni kryssar för den rutan för tydlighets skull.

För att visa att det är en pågående verksamhet och styrka att ni varit igång under det verksamhetsår som ni redovisar för.

Ja, så länge som ni vill redovisa till Pingst ung behöver ni ladda upp en verksamhetsberättelse.

• Namn på lokalavdelningen (samma namn som står i NGO|PRO) 
• Namn på författaren 
• Datum när verksamhetsberättelsen skrevs 
• Kort beskrivning av vad ni har gjort under verksamhetsåret, t.ex. när ni har träffats, hur många ni (ungefär) har varit, om ni har haft ett särskilt tema, om ni har gjort något speciellt som var extra uppskattat, osv. 

Använd gärna vår mall för verksamhetsberättelse!

Nej, den är bara till hjälp för att visa vilken info som måste finnas med. Du hittar den här.

Veksamhetsberättelsemallen finns också i digitalt format som ett formulär som kan fyllas igenom NGO|PRO-appen och som både har grundläggande info förifyllt och som automatiskt laddas upp på rätt ställe när den är klar.

Så länge ni kan ladda upp något som visar på det ni har gjort under verksamhetsåret och det framgår vilken lokalavdelning det är (samma namn som i NGO|PRO), vem som gjort den (motsvarande författare) och datum för när den gjordes, så går andra sätt alldeles utmärkt! 

Kanske ni vill sätta ihop ett bildspel (med någon liten förklaring på vad bilderna visar), göra en video, spela in en sång, spela in hur ni framför en dramatisering av verksamhetsåret, spela in en intervju, osv? Låt fantasin flöda! Tips finns också på vår inspirationssida.

Obegränsat. Det finns ingen gräns för hur många ni får ha. Det är snarare en fråga om era administrativa möjligheter att ha koll på alla på ett bra sätt i NGO|PRO.

Obegränsat. Det finns ingen gräns för hur många som få ha medlemskap i en lokalavdelning.

NGO|PRO är säkrare i datahantering och gör data mer lättillgängligt för faktiska användare jämfört med vårt tidigare system. Vi har också en bättre löpande support för detta system. Men framför allt är detta mer än bara ett redovisningsverktyg – vi arbetar för att det ska bli det primära administrativa verktyget för all barn- och ungdomsverksamhet med funktioner som ska underlätta för er på flera sätt. Utveckling pågår.

Börja med att kolla på tutorials på hemsidan. Där finns alla de grundläggande funktionerna som har med redovisning att göra. De är 1-5 min långa. 

Fyll i det här formuläret så meddelas du via mejl när vår handläggare har lagt in dina uppgifter i NGO|PRO.

Klicka på den här länken för att komma till inloggningssidan för NGO|PRO. Logga sedan in med ditt bank-ID. Om det inte går, beror det på att ditt personnummer inte finns registrerat i systemet. Då kan du ansöka om att bli församlingsadministratör via det här formuläret.

Nej, du loggar in via bank-ID.

Du har nog inte fått rätt behörighet tilldelat dig. Fyll i det här formuläret så följer vår handläggare upp dig.

Ni sparar alla registrerade personuppgifter så länge som er verksamhet behöver det, men från Pingst ungs håll behöver de finnas kvar åtminstone 3 år efter verksamhetsåret, då det måste finnas tillgängligt vid en ev. djupare granskning.  

Efter 3 år behöver inte Pingst ung dessa personuppgifter mer. Det bästa är då att avpersonifiera personens kontaktkort. Statistiken bibehålls, men inga personuppgifter finns längre kvar. 

Skulle en person höra av sig till er innan dessa 3 år har gått och be att få sina uppgifter raderade (som de enligt GDPR har rätt till) kan ni avpersonifiera personen, eftersom avpersonifiering raderar alla personuppgifter som går att koppla till en faktisk individ. Att radera personers kontaktkort görs endast om det är dubbletter eller att en person registrerats av misstag och inte ska finnas med.

Nej, är man registrerad i NGO|PRO en gång, så räcker det. Dock vore det bra att årligen gå igenom era registrerade för att säkerställa att det inte råkat bildas dubbletter – detta sker när personnummer inte finns inlagt.

För- och efternamn, samt personnummer är minsta minimum. För att lättare kunna administrera er verksamhet är det dock bra att även kontaktuppgifter samlas in (vilket finns med i självregistreringsformuläret).

Primärt för att säkerställa att det är faktiska, unika individer som redovisas och för att det står i de riktlinjer som ni har antagit att personnummer ska registreras.

NGO|PRO har personnummer som identifikator, dvs. den upptäcker genom personnummer om en person redan finns i systemet eller inte. Man kan registrera personer utan personnummer också (t.ex. endast med födelsedatum), men då riskerar det att bli dubbletter. Dubbletter i systemet gör att ni har onödig mängd data att ta hand om, vilket blir administrativt tungt. Dubbletter i redovisningsunderlaget blir missvisande, då det vid närmare granskning kan skapa misstanke om fusk.

För vissa sammanhang krävs födelsedatum och t.ex. postadress och/eller annan kontaktuppgift för att identifiera en person. Det ställer administrativt krav på att man har aktuella kontaktuppgifter hela tiden, vilket betyder att ni i så fall behöver säkerställa att era registrerade individer meddelar er när de t.ex. flyttar till annan adress, byter mobilnummer eller mejladress. Därför är personnummer ett säkrare och robustare sätt.

Barn (jämfört med ungdomar och unga vuxna) som registreras har ofta inga egna telefonnummer eller mejladresser, utan kommer registreras med vårdnadshavares kontaktuppgifter. Av kommunikations- och säkerhetsskäl för er verksamhet är det därför bra att dessa kontaktuppgifter samlas in och finns lättillgängliga. 

Pingst ung arbetar för att NGO|PRO ska bli det primära administrativa verktyget för barn- och ungdomsverksamhet. Ni kan både skicka SMS och mejl till de som finns registrerade i systemet. Har ni behov av att skicka fysiska brev, finns också möjlighet att skriva ut adressetiketter.

Ja, absolut.

Du kan i förväg skapa mallar för både SMS- och mejlutskick, vilket är särskilt bra om det är liknande meddelanden som ska skickas, eller du vill ha ett visst återkommande utseende på mejlet.

När du gör ett mejlutskick kan du, om du har registrerat flera mejladresser på ditt kontaktkort, ange vilken mejladress det ska se ut som att mejlutskicket kommer från och som mottagarna kan svara till.

Absolut! 

Just nu finns en grundfunktion, men vi har avvaktat med att gå ut brett med detta innan funktionen är så användarvänlig som vi önskar att den ska vara för att fungera bra i er verksamhet. Om ni vill hjälpa till att göra detta till ett toppenverktyg innan lansering, eller om ni inte orkar vänta tills lansering, så kan ni höra av er till vår handläggare på redovisa@pingstung.se och bli pilotförsamling.

Absolut!

Varje församling har ett unikt ID-nummer i NGO|PRO, så även om namn eller adress skulle skifta, så har vi koll på att det är samma församling som innan namn-/adressbytet.

Absolut!

Varje person har ett unikt ID-nummer i NGO|PRO (och som inte är deras personnummer), så även om man byter namn kommer systemet känna igen att det är samma person och t.ex. historiken kring tidigare lämnade medlemskapsbekräftelser bibehålls, så att statistiken fortsatt är densamma.