VI HAR SLUTAT MED PAPPERSBLANKETT!

För dig som vill redovisa till oss för det nuvarande verksamhetsåret 2019 och ännu inte är igång med People – nu är det dags! Från och med den 1 januari 2019 kan du inte längre redovisa via pappersblankett, utan endast via People.

Vi hjälper dig komma igång så att du är redo i god tid inför den 31 december 2019 när redovisningen för året stänger. För att komma igång behöver du först ansöka om att bli församlingsadministratör i People. Läs mer om hur du gör det längre ned på denna sida.

HURRA!

NY FUNKTION I PEOPLE

För att underlätta för dig så långt vi bara kan finns en ny funktion i People! Den hjälper specifikt dig som vill samla in namnunderskrifter via medlemslista utskriven på papper, istället för via sms och mail.

I People kan du smidigt exportera en förifylld medlemslista på alla medlemmar i en lokalavdelning som du själv skriver ut, där det enda som varje år behöver fyllas i är medlemmarnas namnunderskrifter samt datum för namnunderskrifterna. Efter det bockar du bara av inne i People att medlemmarna har bekräftat via namnunderskrift på medlemslista utskriven på papper, samt sparar underlaget hos er. Du hittar funktionen när du klickar dig in på lokalavdelningen – där inne ser du knappen Medlemslista för bekräftelse via namnunderskrifter. Klicka på den – och hurra – du får en förifylld medlemslista som du kan skriva ut för att samla in namnunderskrifterna!

Om du har frågor kan du kontakta vår handläggare på redovisa@pingstung.se.

REDOVISA

Du vet väl om att du kan få resurser och pengar från Pingst ung för era barn- eller ungdomsgrupper? Om ni har en barn- eller ungdomsverksamhet i församlingen har ni möjlighet att redovisa era grupper, eller lokalavdelningar som vi kallar dem, till oss på Pingst ung. Varje år redovisar ni till oss senast den 31 december.

Genom att starta en lokalavdelning och redovisa den till Pingst ung får ni del av det statliga bidraget från MUCF – Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.

VI GER RESURSER

Er redovisning är inte bara en förutsättning för det ekonomiska bidrag som betalas ut till er lokalt, den bidrar även till att Pingst ung kan serva er med regionledare, nätverksträffar, material, stöd till gemensamma event och läger samt administrativa resurser. För varje lokalavdelning och medlem som ni redovisar ger ni oss och er själva större förutsättningar att bygga och påverka nästa generation.

REDOVISA VIA PEOPLE

Du redovisar till oss via People – vårt digitala redovisningssystem. I People sköter du exempelvis medlemmarnas bekräftelser samt laddar upp filer inför redovisningen. I People kan era medlemmar bekräfta sitt medlemskap digitalt via sms eller mail. Om du önskar samla in medlemmar via medlemslista på papper kan du använda vår mall för medlemslista som du hittar här nedan för att sedan skriva in medlemmarna i People samt bocka i att de har bekräftat via namnunderskrift på medlemslista. När era medlemmar väl har blivit inskrivna i People kan du varje år exportera en förifylld medlemslista för att samla in bekräftelser via namnunderskrift.

PS. Från och med den 1 januari 2019 kan du inte längre redovisa via pappersblankett, utan endast via People.

People hjälper dig

Under 2018 öppnade vi vårt nya digitala redovisningssystem Pingst ung People – för att du ska kunna redovisa era barn och ungdomar smidigt och få resurser och pengar till er verksamhet. Det digitala systemet hjälper dig att redovisa enkelt och effektivt. Det ger dig också möjlighet att helt gratis kommunicera med era medlemmar via sms och mail för att bjuda in till allt från fredagens ungdomssamling till söndagens söndagsskola.

OM PEOPLE

Genom att redovisa till oss via People får du god struktur för era lokalavdelningar, medlemmar och redovisning. Varje år senast den 31 december ser du till att era medlemmar har bekräftat sitt medlemskap via sms, mail eller namnunderskrift på medlemslista samt laddar upp årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse – efter det sköter People resten! Era riktlinjer finns alltid uppladdade i People och du laddar bara upp på nytt om ni har antagit nya riktlinjer.

VI HJÄLPER DIG

Tycker du att redovisning verkar vara svårt? Börja med att läsa informationen och instruktionerna här på sidan så att du får en grund, därefter får du gärna kontakta vår handläggare på redovisa@pingstung.se eller prata med din regionledare om du har frågor. 

GDPR OCH PEOPLE

People och behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det innebär exempelvis att personuppgifterna ligger på en databas inom EU, samt att ni som församling tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal med Pingst ung inne i People när ni börjar använda det. I People och på mall för medlemslista finns också det samtycke som krävs från medlemmen. Samtycke från förälder för barn under 13 år är inte ett krav från vårt håll eftersom ni som ideell förening samlar in personuppgifter i syfte att söka statsbidrag. Syftet ligger därmed inte i linje med paragrafen Informationssamhällets tjänster som kräver samtycke från förälder för barn under 13 år.

LADDA NER

För att komma igång med redovisningen tipsar vi alltid om att använda våra mallar här nedan. Ladda ner dem, och du är igång!

Mall för årsmötesprotokoll – med tips på hur du gör ett kreativt årsmöte för barn

Förslag på riktlinjer

Mall för medlemslista – för dig som önskar samla in medlemmar på papper för att sedan skriva in i People och bocka i att en medlem har bekräftat med namnunderskrift på medlemslista

Har ni redan era medlemmar inskrivna i People? Då kan du smidigt exportera en förifylld medlemslista på alla medlemmar i en lokalavdelning som du själv skriver ut, där det enda som varje år behöver fyllas i är medlemmarnas namnunderskrifter samt datum för namnunderskrifterna – läs mer under steg 4 här nedan.

REDOVISNINGENS FEM STEG

1

Kom igång med People

Det digitala systemet People hjälper dig att redovisa enkelt och effektivt. Det ger dig också möjlighet att helt gratis kommunicera med era medlemmar via sms och mail för att bjuda in till allt från fredagens ungdomssamling till söndagens söndagsskola. Du som vill redovisa till oss och få bidrag – det första du ska göra för att komma igång är att ansöka om att bli församlingsadministratör i People.

2

Starta en lokalavdelning

En lokalavdelning behöver bestå av minst tre medlemmar och 60% av medlemmarna måste vara mellan 6-25 år för att ni ska få bidrag. Det skulle kunna vara fredagens ungdomssamling, söndagens söndagsskola, en Sport for Life-lokalavdelning, Royal Rangers-lokalavdelning, [YA!]-lokalavdelning för unga vuxna, lägerlokalavdelning för verksamhetens alla läger mm.

3

Ha ett årsmöte och anta riktlinjer

Varje lokalavdelning ska hålla ett årsmöte en gång varje år. Här bestämmer ni tillsammans vad ni ska göra i er verksamhet och vilka som är med i ledningsgruppen. När lokalavdelningen startar så antar ni också riktlinjer på ert första årsmöte. Använd gärna mallen för årsmötesprotokoll när ni har ert årsmöte samt vårt förslag på riktlinjer – ladda ner dem här ovan.

4

Samla medlemmar och bekräftelser

Ni kan samla in medlemmar när som helst under året och det krävs att medlemmarna bekräftar sitt medlemskap en gång varje år. Medlemsbekräftelse sker i en personlig årlig aktiv handling via sms, mail eller namnunderskrift på medlemslista, eller genom att betala en årlig medlemsavgift. Använd mallen för medlemslista om ni önskar samla in medlemmar på utskrivet papper för att sedan skriva in i People – ladda ner den här ovan.

5

Redovisa och få bidrag

I slutet av året är det dags att lämna in lokalavdelningens verksamhetsredovisning i People för att få bidrag! Senast den 31 december varje år behöver era medlemmar ha bekräftat sitt medlemskap. Ni behöver också ha laddat upp era riktlinjer, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse – efter det sköter People resten!